Whistleblowing spiegato: 7 passi per proteggere chi parla

Il whistleblowing è molto più di una semplice parola di moda nel mondo aziendale e pubblico; è un pilastro fondamentale della trasparenza, dell’etica e della legalità. In un’epoca in cui l’integrità è un valore sempre più ricercato, la capacità di segnalare condotte illecite in modo sicuro e tutelato diventa cruciale. Questa guida completa e approfondita è stata creata per fornirti tutte le informazioni necessarie per comprendere il fenomeno del whistleblowing, i tuoi diritti e i tuoi doveri, e come agire in modo responsabile ed efficace.

Che significa Whistleblowing: Origini, Concetto e Obiettivi

Il termine whistleblowing deriva dall’espressione inglese “to blow the whistle“, che letteralmente significa “fischiare” (come un arbitro che fischia per segnalare un’irregolarità o un fallo). In senso figurato, indica l’atto di un individuo che decide di “fischiare” l’allarme, ovvero di segnalare condotte illecite, irregolarità, frodi, abusi di potere o pericoli di cui è venuto a conoscenza nell’ambito della propria attività lavorativa, sia nel settore pubblico che in quello privato. L’individuo che effettua la segnalazione è definito whistleblower.

Non si tratta di una mera delazione o di un pettegolezzo. Il whistleblowing si distingue per alcune caratteristiche fondamentali:

• Finalità: Proteggere l’interesse pubblico o l’integrità dell’organizzazione, prevenendo o mitigando danni significativi.
• Oggetto: Violazioni del diritto, reati, illeciti amministrativi, condotte contrarie ai codici etici o alle politiche aziendali, o situazioni di pericolo per la salute pubblica, la sicurezza o l’ambiente.
• Ruolo del Segnalante: Il whistleblower è tipicamente una persona interna all’organizzazione (dipendente, ex dipendente, collaboratore, fornitore, socio, ecc.) che ha acquisito le informazioni nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
• Motivazione: Agire nell’interesse collettivo o dell’organizzazione, non per vendetta personale o tornaconto.

Gli obiettivi principali del whistleblowing sono:

• Promuovere la trasparenza e l’integrità: Disincentivare comportamenti illeciti.
• Prevenire e contrastare la corruzione e le frodi: Uno strumento efficace per la legalità.
• Tutelare la reputazione e il patrimonio aziendale: Evitare sanzioni, danni d’immagine e perdite economiche.
• Creare un ambiente di lavoro etico: Incoraggiare la responsabilità e la lealtà.

Quando Effettuare una Segnalazione Whistleblowing: Criteri e Ambiti di Applicazione

Decidere quando effettuare una segnalazione di whistleblowing richiede discernimento e la consapevolezza che non ogni “sospetto” giustifica una segnalazione formale. La segnalazione deve basarsi su elementi concreti e su un fondato motivo di ritenere che la violazione sia avvenuta o stia per avvenire.

Ambiti di Applicazione (come da D.Lgs. 24/2023)

La normativa italiana estende l’applicazione del whistleblowing a un’ampia gamma di violazioni:

• Violazioni del diritto dell’Unione Europea: Riguardanti appalti pubblici, servizi finanziari, sicurezza dei prodotti, protezione ambientale, salute pubblica, protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, ecc.
• Violazioni del diritto nazionale:
  • Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali: Ad esempio, corruzione, concussione, frode, peculato, riciclaggio, abuso d’ufficio, falso in bilancio.
  • Illeciti che rientrano nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOGC) ex D.Lgs. 231/2001: Se l’ente ha adottato un tale modello.
  • Violazioni delle norme sulla sicurezza sul lavoro.
  • Violazioni in materia ambientale.
  • Violazioni del codice di condotta (per il settore pubblico).
  • Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001.
  • Illeciti che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione/ente.

Criteri per una Segnalazione Efficace:

• Fatti concreti e circostanziati: La segnalazione non può essere generica o basata su sole illazioni. Deve indicare fatti, date, luoghi, persone coinvolte e, se possibile, allegare documenti o prove.
• Buona fede: Il segnalante deve agire in buona fede, ovvero avere un ragionevole motivo per ritenere che quanto segnalato sia vero al momento della segnalazione. Non è richiesta la prova della verità, ma l’assenza di malafede o intento calunnioso.
• Rilevanza: La violazione deve essere di una certa rilevanza, tale da giustificare l’attivazione di un processo di indagine interno o esterno.
• Conoscenza acquisita nel contesto lavorativo: Le informazioni devono essere state ottenute nel proprio ruolo professionale.

Differenza tra Whistleblowing e Denuncia Ordinaria:

È fondamentale distinguere il whistleblowing dalla denuncia ordinaria:

• Whistleblowing: Segnalazione interna o esterna di illeciti all’interno di un’organizzazione, con specifiche tutele per il segnalante e canali dedicati. L’obiettivo primario è la tutela dell’interesse pubblico o dell’organizzazione.
• Denuncia Ordinaria: Atto con cui si porta a conoscenza dell’Autorità Giudiziaria (Procura, Carabinieri, Polizia) la notizia di un reato. Non prevede le stesse specifiche tutele del whistleblower a meno che il denunciante non sia anche un whistleblower.

Come Effettuare una Segnalazione Whistleblowing: Canali e Procedure

La normativa sul whistleblowing prevede specifici canali e procedure per garantire l’efficacia e la riservatezza delle segnalazioni. È fondamentale seguire la gerarchia dei canali prevista.

Canali Interni (Obbligatori per la maggior parte delle Organizzazioni):

Le aziende private con almeno 50 dipendenti e tutti gli enti pubblici sono obbligati a istituire canali interni per le segnalazioni. Questi possono includere:

• Piattaforme informatiche dedicate: Spesso gestite da fornitori esterni specializzati, garantiscono la crittografia dei dati, l’anonimato del segnalante (se richiesto) e una gestione strutturata della segnalazione. Permettono un’interazione protetta con il gestore della segnalazione.
• Caselle di posta elettronica dedicate: Un indirizzo email specifico, gestito da personale preposto e formato (es. Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza – RPCT, Organismo di Vigilanza – OdV, responsabile del settore Risorse Umane, ecc.).
• Linee telefoniche dedicate: Numeri dedicati per segnalazioni vocali.
• Incontri diretti: Il whistleblower può richiedere un incontro con il gestore della segnalazione per esporre i fatti di persona.

Procedura standard per i canali interni:

• Invio della segnalazione: Il whistleblower invia la segnalazione attraverso uno dei canali previsti.
• Avviso di ricevimento: L’organizzazione deve dare avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni.
• Istruttoria: Il soggetto gestore della segnalazione (es. RPCT, OdV) conduce un’istruttoria imparziale e indipendente, acquisendo informazioni e verificando i fatti.
• Riscontro: Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento, il gestore della segnalazione deve fornire un riscontro al segnalante sull’esito dell’istruttoria o sul seguito dato alla segnalazione.
• Riservatezza: L’identità del segnalante è protetta per tutta la durata del procedimento e non può essere rivelata senza il suo consenso espresso.

Canali Esterni (ANAC):

Se i canali interni non sono disponibili, non sono stati attivati, non sono conformi alla normativa, o se la segnalazione interna non ha avuto seguito, oppure se il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione interna non sarà gestita efficacemente o che potrebbe subire ritorsioni, è possibile rivolgersi all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).

L’ANAC gestisce un proprio canale telematico per le segnalazioni esterne, garantendo la massima riservatezza. Il canale ANAC è il “paracadute” normativo per i whistleblower.

Divulgazioni Pubbliche:

Le divulgazioni pubbliche (es. attraverso la stampa o i social media) sono consentite solo in casi eccezionali e molto specifici, quando:

• È già stata fatta una segnalazione interna ed esterna e non è stato dato seguito entro i termini previsti.
• Il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione costituisca un pericolo imminente e grave per l’interesse pubblico.
• Il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione esterna comporti il rischio di ritorsioni o non possa avere efficace seguito.

Denuncia Anonima Whistleblowing: Protezione e Limiti

La possibilità di effettuare una denuncia anonima whistleblowing è un elemento cruciale per la protezione del segnalante e per incoraggiare la segnalazione di illeciti, rimuovendo il timore di ritorsioni. La normativa italiana (D.Lgs. 24/2023) recepisce pienamente questo principio.

Principi chiave:

• Garanzia dell’anonimato: L’identità del segnalante può essere mantenuta segreta se questi lo richiede, a condizione che la segnalazione sia adeguatamente circostanziata. La piattaforma o il canale scelto deve consentire la trasmissione della segnalazione in forma anonima.
• Valutazione dell’anonimato: Anche se la segnalazione è anonima, l’organizzazione ha il dovere di valutarla se contiene elementi sufficientemente precisi e circostanziati da consentire un’indagine. Segnalazioni troppo generiche o vaghe, anche se anonime, potrebbero non ricevere seguito.
• Eccezioni alla riservatezza: L’identità del segnalante può essere rivelata solo se strettamente necessario per l’avvio o lo svolgimento di un procedimento giudiziario o disciplinare, e solo dopo aver informato il segnalante e aver ottenuto il suo consenso. In alcuni casi, il consenso può essere omesso se la rivelazione è indispensabile e obbligatoria per legge.

L’anonimato è uno strumento potente, ma il suo utilizzo responsabile è fondamentale. Le segnalazioni anonime troppo superficiali o prive di elementi concreti rischiano di essere archiviate senza indagini.

Segnalazione Anonima Guardia di Finanza: Cosa sapere

Per quanto riguarda la segnalazione anonima Guardia di Finanza, il contesto è leggermente diverso rispetto ai canali di whistleblowing aziendali o ANAC. La Guardia di Finanza (GdF) è un corpo di polizia a ordinamento militare con competenze in materia economica e finanziaria.

Come funziona:

• Denunce anonime: È possibile presentare denunce o esposti anonimi alla GdF, relativi a illeciti fiscali, evasione, frodi, riciclaggio, corruzione e altri reati economico-finanziari.
• Priorità investigativa: Le denunce anonime, per essere prese in considerazione e dare avvio a un’indagine, devono essere estremamente dettagliate e circostanziate. Devono contenere informazioni precise su persone, luoghi, fatti, date, e possibilmente indicare dove poter reperire riscontri documentali. Una denuncia anonima generica ha poche probabilità di essere seguita da un’indagine approfondita, a meno che non si inserisca in un quadro investigativo già esistente o non sia supportata da ulteriori elementi.
• Assenza di tutele specifiche: A differenza del sistema di whistleblowing, il “denunciante anonimo” alla GdF non gode delle specifiche tutele anti-ritorsione previste dal D.Lgs. 24/2023, in quanto non è un whistleblower nel senso stretto della normativa. Tuttavia, la segretezza delle indagini può comunque offrire una protezione di fatto.
• Importanza della prova: La GdF agisce sulla base di prove. Fornire quanti più elementi probatori possibili (documenti, email, registrazioni, ecc.) è cruciale, anche in una segnalazione anonima.

Segnalazione Anonima Ispettorato del Lavoro: Il Ruolo dell’ITL

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro (ITL) è l’organo di vigilanza in materia di lavoro e legislazione sociale. Anche all’ITL è possibile presentare segnalazioni anonime.

Casi tipici di segnalazione:

• Lavoro nero o irregolare.
• Mancato rispetto delle norme sulla sicurezza e igiene nei luoghi di lavoro.
• Violazioni delle norme contrattuali (mancato pagamento stipendi, TFR, straordinari non pagati, ecc.).
• Sfruttamento dei lavoratori.
• Discriminazioni sul posto di lavoro.

Considerazioni per le segnalazioni anonime all’ITL:

• Dettaglio essenziale: Anche qui, la segnalazione anonima deve essere molto dettagliata. L’ITL riceve un gran numero di segnalazioni; quelle generiche o prive di elementi concreti (indirizzo esatto dell’azienda, numero di dipendenti, specificità delle violazioni, orari di lavoro, ecc.) difficilmente porteranno a un’ispezione.
• Obbligo di intervento: Se la segnalazione, anche anonima, contiene elementi gravi e verificabili che fanno presumere una violazione significativa, l’Ispettorato ha il dovere di intervenire.
• Riservatezza: Sebbene non ci siano le stesse tutele specifiche del whistleblowing per l’ITL, le ispezioni vengono svolte in modo da tutelare il più possibile la fonte della segnalazione, evitando di rivelarne l’identità.

ANAC e Whistleblowing: Il Guardiano dell’Integrità

L’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) è l’attore chiave nel sistema di whistleblowing in Italia, in particolare per il settore pubblico, ma con un ruolo cruciale anche per il privato quando i canali interni non funzionano.

Ruolo e Funzioni dell’ANAC:

• Canale di Segnalazione Esterno: L’ANAC è l’autorità di riferimento per le segnalazioni esterne. Un whistleblower può rivolgersi all’ANAC quando:
  • Nell’ambito lavorativo non è previsto l’obbligo di attivare canali di segnalazione interni.
  • Il canale di segnalazione interno, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivo, non è conforme alle norme.
  • La persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito.
  • La persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, a quest’ultima non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsioni.
  • La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.
• Vigilanza: L’ANAC vigila sull’applicazione della normativa sul whistleblowing da parte delle pubbliche amministrazioni e degli enti privati, verificando l’adeguatezza dei canali interni e il rispetto delle procedure.
• Sanzioni: L’ANAC può comminare sanzioni pecuniarie alle organizzazioni che non rispettano gli obblighi previsti dalla normativa (es. mancata istituzione di canali, mancata gestione delle segnalazioni, ritorsioni).
• Linee Guida: Emana linee guida e chiarimenti interpretativi per facilitare l’applicazione della normativa.
• Protezione del Segnalante: Collabora con le autorità competenti per garantire la protezione del whistleblower.

Il canale telematico di ANAC è una piattaforma sicura e garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante.

Tutela del Lavoratore per Whistleblowing: Diritti e Garanzie

La tutela del lavoratore per whistleblowing è l’elemento più innovativo e fondamentale della normativa, pensata per incoraggiare le segnalazioni rimuovendo la paura delle ritorsioni. Il Decreto Legislativo n. 24/2023 ha introdotto un quadro di protezione robusto.

Principi di Tutela:

• Divieto di ritorsioni: È vietata qualsiasi condotta ritorsiva, diretta o indiretta, che causi o possa causare un danno ingiusto al segnalante. Esempi di ritorsioni includono:
  • Licenziamento, sospensione, demansionamento, mutamento di funzioni, trasferimento.
  • Modifica dell’orario di lavoro, riduzione dello stipendio.
  • Sanzioni disciplinari, misure discriminatorie.
  • Pregudizio alla reputazione, pressioni psicologiche.
  • Mancato rinnovo di un contratto a termine.
  • Valutazioni negative della performance o referenze negative.
  • Inserimento in liste nere.
• Nullità delle ritorsioni: Le ritorsioni sono nulle. Il segnalante ha diritto al ripristino della situazione precedente alla ritorsione e al risarcimento del danno.
• Inversione dell’onere della prova: Se un segnalante subisce un pregiudizio entro due anni dalla segnalazione, si presume che tale pregiudizio sia una ritorsione. Spetta all’organizzazione dimostrare che le azioni intraprese non sono ritorsive e sono basate su motivazioni legittime e indipendenti dalla segnalazione.
• Misure di sostegno: Il segnalante può ricevere supporto da parte di organizzazioni sindacali o associazioni di categoria.
• Riservatezza dell’identità: L’identità del segnalante è protetta e non può essere rivelata, salvo specifiche eccezioni previste dalla legge (es. in un procedimento penale con il suo consenso).
• Assistenza legale: Il segnalante può usufruire di assistenza legale gratuita se sussistono le condizioni reddituali previste per il patrocinio a spese dello Stato.

La protezione si estende non solo al whistleblower, ma anche a:

• I facilitatori (persone che assistono il whistleblower).
• Le persone del medesimo contesto lavorativo e che sono legate da un rapporto affettivo o di parentela con il whistleblower, che potrebbero subire ritorsioni indirette.
• Gli enti giuridici di cui il whistleblower è titolare o per i quali lavora, o che operano nello stesso contesto lavorativo.

Whistleblowing Normativa: Il Quadro Giuridico in Italia

La normativa whistleblowing in Italia ha avuto un’evoluzione significativa, culminata con l’entrata in vigore del Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24. Questo decreto rappresenta il punto di riferimento principale, in quanto ha recepito la Direttiva (UE) 2019/1937 (nota come Direttiva Whistleblowing) sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

Principali tappe normative e riferimenti:

• Legge n. 190/2012 (Legge Anticorruzione): Ha introdotto le prime forme di tutela per i dipendenti pubblici che segnalavano illeciti.
• D.Lgs. 97/2016: Ha esteso la tutela e specificato il ruolo dell’ANAC per il settore pubblico.
• L. n. 179/2017: Ha introdotto alcune tutele anche per il settore privato, ma in modo meno strutturato.
• Direttiva (UE) 2019/1937 (Direttiva Whistleblowing): La base per la normativa attuale, che ha armonizzato le legislazioni degli Stati membri sulla protezione dei whistleblower.
• Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24:
  • Ambito di applicazione: Estende le tutele a un’ampia platea di soggetti, sia nel settore pubblico che privato (aziende con almeno 50 dipendenti e specifici settori a prescindere dal numero di dipendenti).
  • Canali di segnalazione: Introduce l’obbligo di canali interni conformi e il canale esterno gestito da ANAC.
  • Oggetto delle violazioni: Amplia le tipologie di violazioni segnalabili (non solo corruzione, ma un’ampia gamma di illeciti, anche in ambito UE).
  • Protezione del segnalante: Rafforza significativamente le misure di protezione contro le ritorsioni, con l’inversione dell’onere della prova.
  • Anonimato: Riconosce pienamente la possibilità di segnalazioni anonime.
  • Sanzioni: Prevede sanzioni amministrative pecuniarie per le organizzazioni che non si conformano.

Questa normativa è progettata per creare un ambiente sicuro e stimolante per chiunque voglia contribuire alla legalità e alla trasparenza, senza timore di subire conseguenze negative.

Fac-simile di Segnalazione Whistleblowing

Questo fac-simile è un modello generico e deve essere adattato alla situazione specifica e al canale di segnalazione utilizzato (molte piattaforme telematiche hanno campi guidati).

Note importanti sul Fac-simile:

• Anonimato: Se si sceglie l’anonimato, non inserire alcun dato personale nella sezione 1 e assicurarsi che il testo della segnalazione non contenga elementi che possano facilmente ricondurre all’identità (es. descrivere solo eventi a cui si è assistito direttamente e in modo esclusivo).
• Specificità: La chiave per una segnalazione efficace è la specificità. Più dettagli e prove si forniscono, maggiori sono le probabilità che la segnalazione venga presa seriamente e indagata.
• Riservatezza: Anche se non si è anonimi, la legge garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante.
• Canale: Utilizzare sempre il canale specifico messo a disposizione dall’organizzazione o, in subordine, dall’ANAC. Non inviare questo fac-simile via email generiche o a persone non preposte.